Shopify Rechnungen erstellen – Welche Apps sind die besten?

Natalie Miller
Natalie Miller
December 9 · 9 Min. Lesezeit
A yellow background with a blue desktop and the image of a calculator, and invoice and credit cards which show online payments for platforms like Shopify

Als Onlinehändler im E-Commerce müssen Sie in der Regel Rechnungen erstellen und an Ihre Kunden verschicken. Wenn es darum geht, Rechnungen über Ihren Shopify Shop auszustellen, müssen Sie ein paar Faktoren berücksichtigen.

Shopify selbst verfügt nämlich nicht über eine eigene Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, weshalb Sie eine App herunterladen müssen, die Ihnen hilft Rechnungen zu erstellen und zu versenden.

In diesem Blog-Artikel bekommen Sie eine Übersicht über das Thema und einige Empfehlungen für Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, die gut mit Shopify funktioniert. Tauchen wir also ein ins Thema Shopify Rechnungen & Buchhaltung – los gehts.

Bitte verwechseln Sie nicht „Draft Orders“ mit echten Rechnungen!

Eine sehr wichtige Sache gleich schon am Anfang, damit Sie nicht verwirrt sind: Shopify bietet eine Funktion an, die das „Versenden einer Rechnung“ beinhaltet, was manchmal mit tatsächlichen Steuerrechnungen verwechselt wird.

Der Name dieser Funktion lautet „Draft Orders“. Allerdings ist das, was dort verschickt wird, nicht dasselbe wie eine „echte“ Rechnung.

„Draft Bestellungen“ (engl.: „Draft Order“) sind eine Funktion, mit der Sie aus Ihrem Shop heraus einen individuellen Warenkorb für einen einzelnen Kunden erstellen können. Sie können die Produkte hinzufügen, die Sie dem potenziellen Käufer anbieten möchten, sowie individuelle Rabatte usw. Dann können Sie diesen „Draft Order“ an den Empfänger senden.

Er erhält eine E-Mail, mit einem Link, der ihn direkt zur Kasse Ihres Shops führt, wo er diesen von Ihnen vorbereitete Warenkorb bezahlen und damit abschließen kann. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Sie Bestellungen per Telefon entgegennehmen oder wenn Sie konkrete Sonderangebote an Ihre Bestandskunden versenden möchten.

Was gibt es nun zu verwechseln? Nun, Shopify nennt genau diese E-Mail im Englischen eine „Invoice“, also auf Deutsch, eine „Rechnung“. Das, was Shopify dort verschickt, ist jedoch nicht mit einer tatsächlichen Steuerrechnung zu verwechseln, wie Sie sie für Ihre Buchhaltung brauchen.

Jetzt, wo wir das aus dem Weg geräumt haben, wollen wir uns ansehen, wie die „richtige“ Rechnungserstellung in Ihrem Shopify-Onlineshop funktioniert.

Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie sich für eine Rechnungs-App entscheiden

Faktor 1

Der erste Faktor ist, dass ein Shopify Store keinen eingebauten Rechnungsgenerator hat. Das ist wichtig zu wissen, denn das führt uns zum zweiten Faktor.

Faktor 2

Der zweite Faktor ist, dass Sie eine Rechnungs-App benötigen, um Ihren Käufern Rechnungen zu schicken, da dies eben nicht direkt über einen Shopify-Shop möglich ist.

Faktor 3

Der dritte Faktor ist, dass Sie versuchen müssen, eine Rechnungs-App zu finden, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen – sowohl was die Kosten, als auch was die Funktionen angeht, die die Rechnungs-App bietet.

Faktor 4

Das führt uns zum letzten und vierten Faktor:

Die Auswahl einer Rechnungs-App ist eine wichtige Entscheidung, die Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten.

Ihre Rechnungsempfänger, als Ihre Käufer, werden die Dokumente aus dieser App nutzen, um Zahlungen an Sie zu leisten. Zudem benötigen Sie die Belege als Rechnungssteller für die eigene Buchhaltung. Daher sollten Sie sicherstellen, dass die Rechnungen leicht zu erstellen, einfach zu formatieren und aussagekräftig sind und vor allem den rechtlichen Anforderungen genügt.

Es gibt auch ein paar allgemeine Faktoren, die Sie bei der Auswahl des richtigen Rechnungstools im App Store beachten sollten:

  • Sind die in der App verfügbaren Rechnungsvorlagen nützlich und sinnvoll?
  • Kann ich über die App auch Gutschriften erstellen? (Das ist notwendig, wenn ein Kunde z. B. eine Bestellung retourniert.)
  • Gibt es einen Unterschied im Rechnungsstil für Einzelhandelskunden, Onlinekunden und Großhandelskunden?
  • Gibt es eine Option zur Überprüfung der Rechnung vor dem Versand?
  • Erzeugt die App auch automatisch Lieferscheine?
  • Kann das Layout des Rechnungsdokuments individuell gestaltet werden? Gibt es unterschiedliche vorgefertigte Designs zur Auswahl?
  • Gibt es auch automatische Mahnungen?

Gut, lassen Sie uns auf jeden dieser Faktoren etwas näher eingehen, damit wir die richtige App-Lösung für Sie finden können.

Kostenlose Rechnungsvorlage

Zu Faktor eins – der kostenlosen Rechnungsvorlage von Shopify.

https://www.shopify.com/de/tools/rechnungsgenerator#ToolContent

Shopify verfügt zwar nicht über ein integriertes Rechnungstool, bietet aber doch ein nützliches Werkzeug an; nämlich einen kostenlosen Rechnungsgenerator.

Dieser ist für jeden zugänglich, der ein Geschäft hat. Also auch für Geschäftsinhaber, die Shopify nicht nutzen.

Die Vorteile:

  • Zugänglich auch für Nicht-Shopify-Besitzer, sprich kein Shopify Store erforderlich
  • Einfach zu bedienen
  • Kostenlos (auch kostenlose Tools können nützlich sein!)

Die Nachteile:

  • Wenig Design-Anpassungsmöglichkeiten bei der Einrichtung, aber Sie können Ihr Logo hinzufüge
  • Sie müssen alle Daten und Inhalte jedes Mal aufs Neue eingeben – Zeitaufwendig
  • Rechnungsnummern werden nicht automatisch erstellt, sodass Sie die Rechnungsnummern manuell erfassen müssen. (Schließlich darf keine Rechnungsnummer doppelt vergeben werden.)
  • Hoher Arbeitsaufwand bei der Erstellung und beim Versand, da die Rechnung an Sie gemailt wird, Sie dann die PDF-Datei herunterladen müssen und sie erst dann an Ihren Kunden senden können.
  • Wirklich nur für sehr kleine Verkäufer geeignet, die nur ein paar Rechnungen pro Tag versenden
  • Wenn die Anzahl der Bestellungen größer wird, müssen Sie sich einen anderen Rechnungsgenerator suchen.

Der Prozess ist leicht zu verstehen, aber wir gehen es einmal durch, damit Sie die Schritte selbst nachvollziehen können:

Schritt 1: Gib die Details zu deinem Unternehmen ein

Füllen Sie die freien Felder mit Ihren Unternehmensinformationen und fügen Sie Ihr Logo hinzu, wenn Sie möchten.

Schritt 2: Gib die Kunden- und Rechnungsinformationen ein

Geben Sie hier alle Blöcke ein. Achten Sie darauf, die Rechnungsnummer so zu ändern, dass sie den Rechnungsnummern nicht doppelt vorkommt und ergänzen Sie das korrekte Rechnungsdatum.

Schritt 3: Gib die Artikel für die Rechnung ein

Geben Sie hier die Produktdetails ein, die Sie in Rechnung stellen möchten. Dazu gehört auch der Produktpreis, sowie die korrekte Mehrwertsteuer (Holen Sie sich bitte Hilfe von einem Steuerberater, wenn Sie sich bei der Mehrwertsteuer unsicher sind).

Schritt 4: Anfordern Ihrer Rechnung

Beachten Sie, dass Sie hier weitere Rechnungspositionen in zusätzlichen Zeilen hinzufügen können, wenn Sie für mehr als ein Produkt eine Rechnung ausstellen möchten.

Sobald Sie fertig sind, können Sie auf „Abschicken“ klicken, damit Shopify Ihnen die angeforderte Rechnung an die E-Mail-Adresse in Ihren Rechnungsdaten senden kann. Die Rechnung wird nicht automatisch an die Adresse Ihres Käufers gesendet.

Schritt 5: Sie erhalten Ihre Rechnung in Sekunden

Laden Sie die PDF-Datei aus dem Mail-Anhang herunter, den Sie von Shopify erhalten haben, und senden Sie sie an Ihren Kunden weiter.

Fügen Sie im Abschnitt „Notizen“ eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu, z. B. ein „Dankeschön für den Einkauf“ oder Informationen darüber, wie sie die Zahlung einreichen können, indem Sie dort Ihre Bankverbindung angeben.

Das war eine ausführliche Erklärung, wie Sie die Shopify-Rechnungsvorlage benutzen können und hat Ihnen hoffentlich einen Einblick gegeben, wie die Rechnungserstellung grundsätzlich abläuft.

Kommen wir nun zu einigen hilfreichen Apps und Lösungen, die mehr an Funktionen und Möglichkeiten zum Shopify Rechnungen erstellen bieten, als diese sehr einfache Tool.

Die 5 besten Anwendungen (Apps) fürs Shopify Rechnungen erstellen

Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Rechnungen professionell ausschauen und dass sie alle erforderlichen Informationen enthalten.

Eine gute Rechnungs-App hilft Ihnen dabei, korrekte Rechnungen zu erstellen und verfügt im Bestfall noch über hilfreiche Rechnungsvorlagen.

Jetzt gibt es unglaublich viele Rechnungs-Apps. Wir haben 5 für Sie ausgewählt, die wir für nützlich halten, und möchten sie jetzt mit Ihnen teilen.

Order Printer

https://apps.shopify.com/order-printer?locale=de

DER Preis

Kostenlose App

Probezeit

Gibt es nicht, da es sich um eine kostenlose App handelt

Wichtigste Funktionen

  • Lieferscheine erstellen
  • Professionelle Rechnungen erstelle
  • Versandetiketten erstellen
  • Auftragsbestätigungen erstellen

Die Order-Printer-App ist eine von Shopifys eigenen Apps und daher kostenlos, einfach einzurichten und auszuführen. Sie ermöglicht es Ihnen, PDF-Rechnungen und andere Dokumente zu erstellen, versendet diese aber nicht automatisch an Ihre Kunden.

Order Printer Pro

https://apps.shopify.com/order-printer-pro?locale=de

Preis

Es gibt eine kostenlose Option und eine Option für $10 pro Monat

Probezeit

14-tägige, kostenlose Testphase

Wichtigste Funktionen

  • Jeder Kunde erhält automatisch seine Rechnung per Mail
  • Die Möglichkeit, Dokumente für mehrere Bestellungen auf einmal zu drucken und zu exportieren, ist gegeben.
  • Auftragsentwürfe werden unterstützt
  • Hochgradig anpassbar (Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Retourenformulare und andere Vorlagen sind vorhanden)
  • Es gibt eine raffinierte Filterfunktion, mit der Sie schnell die richtige Rechnung oder Bestellung finden und diese schnell ausdrucken können.

Order Printer Pro kann, wie der Name schon andeutet, als die etwas weiter entwickelte Order Printer App betrachtet werden. Zusätzlich zur Erstellung der Dokumente übernimmt die App auch praktische Aufgaben wie das automatische Versenden der Rechnungen an Ihre Käufer.

Billbee

https://apps.shopify.com/billbee-de?st_source=autocomplete

Preis

Abhängig davon, wie viele Aufträge Sie im Monat erhalten (Detailinfos hier)

Probezeit

30 Tage kostenloser Testzeitraum

Wichtigste Funktionen

  • Anbindung an viele Drittanbieter-Tools, z. B. Marktplätze, Online-Systeme etc.
  • Bestelldokumente werden automatisch erstellt und verschickt
  • Verwalten von Produktdaten
  • Wiederkehrende Arbeitsabläufe können automatisiert werden, um Zeit zu sparen
  • Schnittstelle für den Buchhalter

Billbee kann weit mehr als nur eine Rechnungsstellungs-App sein. Es ist besonders hilfreich, wenn Sie über mehrere Marktplätze verkaufen. Wieso? Billbee hilft dabei, alle Bestellungen an einem Ort zu sammeln, den Überblick über deinen Bestand zu behalten und in vielen anderen Bereichen.

LexOffice

https://apps.shopify.com/billbee-de?locale=de&st_source=autocomplete

Preis

ab 2,95 € im Monat

Probezeit

14 Tage, kostenloser Testzeitraum

Wichtigste Funktionen

  • Rechnungsvorlage zum Erstellen von Rechnungen
  • Möglichkeit, Gutschriften zu erstellen
  • Automatischer Versand von Rechnungen an Kunden per Mail
  • Synchronisierung von Zahlungsdaten
  • Allgemeine Eingabe von Dokumenten und Belege-Upload für alle Steuererklärungen – Rechnungserstellung und Buchhaltung aus einer Hand
  • Schnittstelle für den Buchhalter

Lexoffice ist nicht nur ein Tool für die Rechnungserstellung, sondern bietet als ganze Buchhaltungssoftware einige weitere Leistungen an. Sie können mit Lexoffice Ihre komplette Shopify Buchhaltung machen, Lieferanten und Kundenkonten verwalten, Ihren Finanzen planen und sogar Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und einreichen.

Sufio-App

https://apps.shopify.com/sufio

Preis

Das Pricing von Sufio ist etwas umfangreicher. Daher hier eine bildliche Darstellung:

Probezeit

14 Tage kostenloser Testzeitraum

Wichtigste Funktionen

Basic-Tarif:

  • Automatisierung der Rechnungserstellung
  • Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
  • 50 Rechnungen (pro Monat)
  • Für 1 Sprache und Währung

Standard-Tarif

  • Keine Begrenzung für die Anzahl der Rechnungen, die Sie erstellen können
  • Mehrere Sprachen und Währungen
  • Steuerbefreiungen
  • Validierung von Mehrwertsteuernummern
  • Gutschriften
  • Lieferscheine

Premium-Plan

  • Angebote und Kostenvoranschläge
  • Vorrangige Unterstützung

Enterprise-Plan

  • Maßgeschneiderte Vorlage
  • Umfassend genug, um auch die Bedürfnisse anspruchsvoller Verkäufer zu erfüllen
  • Individuelles Onboarding und Einrichtung
  • Überprüfung der Steuereinstellungen des Online-Shops
  • (Dieser Plan wird für Shopify Plus-Händler empfohlen)

Fazit & Überblick

Versenden Sie Rechnungen aus Ihrem Onlineshop in nur wenigen Klicks mit diesen hilfreichen Apps! Hier noch einmal die fünf Optionen und ihre größten Vorteile im Überblick:

Fangen Sie klein an mit der kostenlosen Rechnungsvorlage von Shopify, in der Sie alle notwendigen Details einer Rechnung eintragen können. Zeitaufwendig, aber kostenlos und praktisch für den Start.

Oder gehen Sie etwas mehr ins Detail mit „Order Printer“ oder „Order Printer pro“. Diese Optionen sind eher für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet und ermöglichen einen guten Einstieg zu überschaubaren Kosten.

Noch einen Schritt weiter geht es mit Billbee oder LexOffice. Billbee ist eine tolle Option für Verkäufer, die auch auf Marktplätzen wie eBay oder Amazon aktiv sind. Ein weiterer großer Vorteil von Billbee ist, dass nur das abgerechnet wird, was Sie verbrauchen. Mit Lexoffice bekommen Sie gleich eine ganze Buchhaltungssoftware für die komplette Shopify Buchhaltung.

Mit Sufio gehen Sie noch einen Schritt weiter, gerade bei komplizierten internationalen Setups. Die Kosten sind auch die höchsten, aber das gilt auch für die Leistungen, die mit dieser Lösung verbunden sind. Die Tatsache, dass so viele Pläne zur Verfügung stehen, ist ebenfalls nützlich, da dies bedeutet, dass Sie in der Lage sind, dieselbe App zu nutzen, während Ihr Business wächst und die Anforderungen komplexer werden.

Egal für welche Option Sie sich entscheiden, mit diesen Apps passen Sie Ihre Rechnungsvorlage ganz einfach an, sparen Sie Zeit und reduzieren Sie den Papierkram, sodass Sie sich aufs Verkaufen konzentrieren können.

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Geschrieben von

Natalie Miller

Marketing Manager

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