PIM – was ist das?

Das PIM System – was ist das?

Der Sinn der Implementierung eines Produkt Information Management (PIM)-Systems besteht darin, alle Arbeitsabläufe rund um die Produktinformationen zusammenzuführen und zu vereinfachen. Und mit „ALLE Arbeitsabläufe“ meinen wir „ALLE Arbeitsabläufe“.

Warum sollte man Product Information Management einführen?

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Unternehmen, sei es klein oder groß, und es kommen ständig neue Produkte im Portfolio hinzu. Sie ändern Produktbeschreibungen und optimieren die Bilder, die Sie online haben.

Das klingt nach Alltag, oder? Es ist Sommer, also raus mit Ihrem Winterkatalog und rein mit Ihrem Sommerkatalog. Das sind alles ganz normale Prozesse rund um Ihren Onlineshop.

Diese Arbeiten an Produkten und Produktdaten passieren laufend und genau hier liegt das große Risiko. Ohne PIM werden die vorhandenen Produktinformationen oft dupliziert, falsch geändert oder unordentlich und an unterschiedlichen Stellen verstreut abgespeichert.

Das ist besonders schwerwiegend, wenn Sie einen sehr großen Katalog haben, oder wenn Sie Produkte verkaufen, die mit komplizierten Zusatzinformationen verbunden sind – z. B. Elektrogeräte, oder Lebensmittel, bei denen Sie schon rechtlich verpflichtet sind, viele Details preiszugeben.

Wenn Sie merken, dass Sie PIM benötigen, ist es oft schon zu spät

Meistens entwickelt es sich schleichend, aber eines Tages betrachten Sie vielleicht Ihren Onlineshop und denken: „Was um alles in der Welt ist hier los?“.

Dinge, über die Sie früher so viel Kontrolle hatten, wie SKUs, Artikelnummern, Produkte, Referenzen, Bilder usw., sind unvollständig, unterschiedlich formatiert oder sogar durcheinander.

Darüber hinaus fällt Ihnen auf, dass die Produktinformationen in Ihren unterschiedlichen Vertriebskanälen und in unterschiedlichen Sprachen unterschiedlich sind und teilweise Informationen fehlen. Wirklich ein Albtraum, nicht wahr?

Sie wissen, dass die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie online anbieten, Ihr Brot und Butter sind. Wenn Sie die entsprechenden Informationen nicht ordentlich darstellen können, steht Ihr Unternehmen vor einem großen Problem.

Sie beginnen Diskrepanzen in Ihrem Onlineshop zu bemerken, der Workflow in Ihrem Team verlangsamt sich, da niemand mehr wirklich weiß, welche Informationen richtig und vollständig sind.

Oder noch schlimmer: Ihr bereits komplett ausgelastetes IT-Team muss sich nun durch den Berg an Produktinformationen kämpfen, was nicht ihr Aufgabe sein sollte.

Überdies bemerken Sie vielleicht, dass Ihre Conversion-Rate nicht so gut ist wie früher und Ihr Support-Team bekommt mehr und mehr Mails mit Fragen über Produktdetails von Ihren Kunden.

PIM Systeme zur Rettung!

PIM Systeme bieten eine zentrale Plattform, um eine klare Sicht auf Ihre Produktinformationen zu gewährleisten.

Sie ermöglichen Ihnen, die Daten aller Produkte und Dienstleistungen an einer Stelle zu verwalten. Und sie erleichtern die Pflege konsistenter und qualitativ hochwertiger Produktdaten und -informationen.

Was ist PIM? Product Information Management

Beantworten wir endlich die Frage und kommen zur Definition: Was ist denn jetzt genau „Product Information Management“?

Beim Thema PIM geht es, direkt übersetzt, um das Produktinformationsmanagement – also um eine zentrale und einheitliche Erfassung und Bereitstellung von Produktinformationen.

Um diese Herausforderung anzugehen, verwenden die meisten Unternehmen PIM Systeme als Grundlage. Dabei handelt es sich um Software-Produkte, die aus einer Vielzahl nützlicher Prozesse und Werkzeuge bestehen, die es vereinfachen Produktinformationen zu zentralisieren und zu verwalten.

Was leistet eine PIM Software?

Mit PIM Lösungen sind zunächst einmal ganz normale IT-Systeme. Mit Ihnen soll eine sogenannte „single source of truth“, also eine zentrale und medienneutrale Quelle korrekter Informationen geschaffen werden, aus der sich vom Marketing über Verwaltung und Vertrieb alle Abteilungen eines Unternehmens jederzeit korrekt Details über das Portfolio einholen können.

Schauen wir also einmal auf die Funktionsweise und Features von Systemen für Produktinformationsmanagement, und wie Sie so zu einem perfekten Werkzeug werden, um diese Ziele zu erreichen:

• Datenspeicherung & Datenhaltung – Kein PIM kommt ohne eine große Datenbank aus, in der alle Informationen zentral gespeichert werden. Neben Text und Bildern bietet das PIM meistens auch Dokumenten, Dateien und digitalen Medien aller Art ein Zuhause.
• Datenpflege & Datenverwaltung – PIM Systeme helfen auch bei der Pflege und Verwaltung der Produktdaten, vereinfachen diese Prozesse und machen sie angenehmer.
• Sicherung der Datenqualität – Ein weiterer großer Vorteil von PIM Systeme ist, dass sie die Qualität der gespeicherten Daten überwachen und auf etwaige Probleme und Fehler hinweisen. So können Sie üblicherweise Daten und Datenformate spezifizieren, eine Eingabekontrolle durchführen und auf unvollständige Datensätze hinweisen.
• Datenverteilung – Ausgabekanäle & Ausgabemedien – bietet Schnittstellen und ist so Datenquelle für Ihr E-Commerce System und alle anderen digitalen Kanäle. Aber auch analoge Kanäle profitieren von der Einführung einer PIM Software. Denn auch bei der Erstellung von z. B. Papier-Katalogen werden natürlich Produktinformationen benötigt.

Welche Mitarbeiter arbeitet mit der PIM Lösung?

Das PIM ist damit Informationsquelle für alle Abteilungen in Ihrem Unternehmen, die mit den Produkten zu tun haben:

• Das Produktmanagement – Dies ist sicherlich die offensichtlichste Zielgruppe. Ihre Produktmanager bekommen nicht nur ein schönes neues System zur Datenpflege und -Verwaltung, sondern können alle Kollegen bei Fragen zu den Produkten auf gut gepflegte Informationen im PIM verweisen. Das bedeutet weniger E-Mails und Meetings – Ihr Team wird es Ihnen danken!
• Das E-Commerce-Team – Die Kollegen sind zwar den Umgang mit Daten gewohnt, aber eine direkte Schnittstelle zu Ihrer E-Commerce-Plattform bedeutet natürlich auch weniger manuelle Datenpflege für Ihr Team.
• Das Marketing-Team – Auch im Marketing kommen laufend Daten rund um Ihre Produkte zum Einsatz. Egal, ob Onlinewerbung, Produktkataloge oder andere Medien – immer wieder werden Produktdaten benötigt, die mit einem gut aufgesetzten PIM schnell und einfach verfügbar sind.
• Der Vertrieb – Auch der Vertrieb benötigt laufend Zugang zu aktuellen und korrekten Produktinformationen, um optimal verkaufen zu können.
• Das Compliance-Team – Durch die erhöhte Datenqualität sinkt das Risiko, wegen falscher Angaben im Shop oder in der Werbung abgemahnt zu werden.

PIM, ERP & Shop – eine Abgrenzung

Natürlich braucht es keine PIM Lösung, damit ein Unternehmen Produktdaten speichern und verwalten kann. Wenn noch kein extra System für die Produktdatenverwaltung angeschafft wurde, dann finden sich die Informationen meistens an einer anderen Stelle in der IT- oder E-Commerce-Systemen.

Dabei handelt es sich meistens um ERP Systeme oder E-Commerce Plattformen, wie ein Onlineshop oder Marktplätze wie Amazon. Wenn Sie nun auf die Funktionalitäten von PIM Systemen blicken, die wir weiter oben aufgelistet haben, werden Sie schnell feststellen, dass dies natürlich keine optimalen Speicherzentralen für diese Informationen sind.

Unterschied zum ERP

Ein ERP System sollen Ihnen dabei helfen die Ressourcen, sowie Produktions und Lieferprozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Dabei spielen natürlich auch Produkte eine Rolle – zum Beispiel, wenn es um Bestellungen oder Warenbestände geht.

Zudem ist ein ERP – wie auch ein PIM – natürlich mit allen Verkaufskanälen verbunden. Allerdings ist es eben nicht die Aufgabe eines ERP Systems Produktdaten zu sammeln und auszuspielen und entsprechend wird es Ihnen bei dieser Herausforderung nicht sehr hilfreich sein.

Unterschied zur E-Commerce-Plattform

Genau so ist es auch, wenn Sie die Produktdaten aktuell in Ihrem Onlineshop speichern. Die primäre Aufgabe des Shops ist es, den Verkauf Ihrer Produkte und Dienstleistungen abzuwickeln. Dafür sind natürlich Produktinformationen wichtig und notwendig, aber E-Commerce Plattformen bieten ebenfalls nicht die Werkzeuge, um Produktdaten erfolgreich sammeln und pflegen zu können. Zudem haben die meisten Unternehmen heutzutage mehrere Vertriebskanäle, die nicht alle aus einem Shop System heraus mit Produktdaten versorgt werden können.

Natürlich gibt es immer wieder Schnittstellen zwischen diesen Systemen und die Grenzen sind nicht sind immer ganz klar zu ziehen. Man kann etwa gut diskutieren, an welcher Stelle in der Systemlandschaft Preislisten gespeichert werden sollen. Aber am Ende des Tages hilft Ihnen nur ein PIM wirklich dabei eine single source of truth für Ihre Produktdaten zu etablieren.

Ein PIM in Ihrem Unternehmen einführen – wie läuft das ab?

Ohne zu technisch zu werden, funktioniert es im Wesentlichen wie folgt: Am Anfang fangen Sie an, Daten aus all Ihren verschiedenen Datenquellen (und in ihren verschiedenen Formaten) zu sammeln und dann all diese wichtigen Informationen in einer einzigen Quelle (dem PIM) zusammenzuführen.

Das PIM beinhaltet ab diesem Zeitpunkt alle Stammdaten der Produkte. Sobald alle bestehenden Informationen eingepflegt sind, kann das System seine Arbeit aufnehmen, indem es Ihnen zum Beispiel hilft, problematische Datensätze zu identifizieren und zu korrigieren. Und es stellt die Daten natürlich flexibel für alle Ihre Vertriebskanäle bereit.

Das Großartige an einem starken PIM ist, dass es die Produktdaten in Ihrem gesamten Betrieb synchronisiert. Das bedeutet, dass ALLE Ihre Teams, also sowohl die IT, als auch das Produkt-Team, einschließlich des Marketing, mit den aktuellsten Daten arbeiten können.

Dadurch reduziert sich in der Regel auch stark die Anzahl der eigentlich vermeidbaren Rückfragen und natürlich die Fehlerquote, da ihre Daten und Informationen alle auf dem neuesten Stand und an einer zentralen Stelle zu finden sind.

Das Ergebnis: ein einfacherer Arbeitsalltag für alle Beteiligten

Es gibt nichts Besseres als ein Team, das schnell und schlagkräftig zusammenarbeiten kann. Durch die Implementierung von PIM arbeitet jeder mit einem einzigen Satz von Produktdaten. Dies ist nicht nur eine großartige Nachricht für das Team, sondern auch eine großartige Nachricht für Ihre Kunden und damit für das gesamte Unternehmen.

Das Einkaufserlebnis für Ihre Online-Besucher/Kunden wird zu einem angenehmen Erlebnis – Bilder/Videos sind alle aktuell und interne Prozesse laufen flüssiger denn je.

Zudem wird es einfacher zu skalieren: wenn Sie einen neuen Vertriebskanal aufschalten möchten, dann brauchen Sie diesen nur mit Ihrem PIM verbinden, um alle Produktinformationen gut aufbereitet zur Verfügung zu stellen.

PIM Systeme vorgestellt

Natürlich gibt es unglaublich viele PIM Systeme am Markt. Alle diese Systeme unterscheiden sich natürlich in ihrer Funktionsweise und den Features. Um Ihnen die Auswahl etwas zu erleichtern, werfen wir hier einen kurzen Blick auf ausgewählte Software Lösungen für PIM.

PimCore

https://pimcore.com/

PimCore ist einer der ältesten und etabliertesten Anbieter im Bereich Produktinformationsmanagement. Es gibt eine kostenlose Open Source Community Edition, eine OnPremise Version für Enterprise Unternehmen, sowie eine SaaS Version, bei der die Software und Daten vom Anbieter selbst gehostet wird.

Trotz der kostenlosen Version richtet sich PimCore eher an größere Unternehmen, was sich zum Beispiel darin widerspiegelt, dass im Bereich der vorgefertigten Ausgabekanäle dieses PIM Systems viele Integrationen mit Enterprise Lösungen angeboten werden.

Akeneo

https://www.akeneo.com/

Akeneo ist ein gutes Stück jünger als PimCore, hat allerdings bereits den Ruf eines Weltklasse PIM Systems erstritten. Auch hier gibt es neben einer kostenlosen Open Source Version die Möglichkeit sowohl eine SaaS Version, als auch eine lokal gehostete Version einzusetzen.

Akeneo zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass es hervorragend möglich ist, die Aufgaben um Dateneingabe und -pflege auf die unterschiedlichen User des Systems aufzuteilen. So können sich die fürs Management der Produkte verantwortlichen Abteilungen Ihres Unternehmens besonders einfach bei der Datenpflege koordinieren.

Sales Layer

https://saleslayer.com/

Sales Layer ist eine kleine Besonderheit unter den PIM Systemen, da es sich mit seinem Angebot sehr bewusst auch an kleinere bis mittelgroße Kunden wendet.

Im Unterschied zu den bisher genannten Anbietern ist Sales Layer auch ein reines SaaS PIM, läuft also gegen eine monatliche Gebühr auf den Cloud-Servern der Anbieter, der die Software.

Die üblichen Hürden

Wir wissen, dass es im laufenden Betrieb schwierig ist, ein Technikteam über Monate hinweg ein neues Product Information Management System implementieren zu lassen.

Viele Unternehmen versuchen deshalb mit der Situation zu leben. „Es geht ja gerade irgendwie“ ist häufig das Mantra im Management. Aber mit einem wachsenden Geschäft werden Ihre Daten immer unübersichtlicher und die Probleme immer größer.

Genau deshalb sagen wir: ‚Jetzt starten‘! Es nie zu spät, mit dem Einsatz eines Product Information Management Systems zu beginnen, aber wenn Sie die oben beschriebenen Probleme kennen, dann wird es vermutlich höchste Zeit dafür. Ihre Mitarbeiter und Kunden werden es Ihnen danken.

Fazit

Produktinformationsmanagement ist ein wichtiger Bereich für alle Unternehmen – egal ob Sie an Konsumenten oder andere Unternehmen verkaufen. Die Einführung eines PIM Systems hat einen überragend positiven Effekt auf den Arbeitsalltag Ihres Unternehmens. Also worauf warten Sie?

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen das Thema Produktdaten über den Kopf wächst, dann sprechen Sie uns gerne an. Wir stehen gerne bei Fragen zur Verfügung und bieten unsere fachkundige Beratung an.

Füllen Sie dafür einfach unser Kontaktformular aus oder schreiben Sie uns per E-Mail unter hello@especial.digital